¿Qué es Access?

Podemos definir Access como una herramienta para la administración de bases de
datos relacionales.
 

En su forma más simple, una base de datos es una colección de datos
relacionados a un tema particular, una lista de datos. Cuando se efectúa una lista
de direcciones, nombres, productos, se está generando una base de datos. De
hecho, no es necesario usar un programa de bases de datos para crear una: se
podría estar haciendo una lista como la que acabamos de mencionar usando
Excel, Word o (incluso) el Bloc de notas.

Sin embargo, un programa de administración de bases de datos, es mucho más
potente que la lista realizada en un documento de Word, pues permite:
 

Almacenar datos: una base de datos almacena datos relacionados con
un asunto o propósito particular (por ejemplo, una lista de recetas o los
clientes de una empresa); también facilita las tareas de agregar, actualizar,
organizar y eliminar datos.
 

Buscar datos: puede ubicarse un dato fácil y rápidamente. Por ejemplo,
buscar los clientes de apellido "Gómez" que residan en la localidad cuyo
código postal es 1200.
 

Analizar e imprimir información: se pueden realizar cálculos con los
datos almacenados en la base de datos; por ejemplo, calcular qué
porcentaje de las ventas totales fue realizado en la provincia de Chubut.
 

Manejar datos: una base de datos permite manejar con relativa facilidad
grandes volúmenes de datos, por ejemplo cambiar el encargado de ventas
de todos los clientes de una zona.
 

Compartir datos: la mayoría de los programas de bases de datos
permiten que más de un usuario acceda simultáneamente a los mismos
datos; los denominaremos bases de datos multi-usuario.
 

Los datos se ingresan una sola vez, de una forma determinada y luego pueden
manipularse para extraer la información ordenada y seleccionada por múltiples
criterios.
 

Generalmente, las bases de datos consisten de varios elementos; una base de
datos Access puede contener seis tipos diferentes de objetos. Algunos se
utilizarán siempre (como las tablas), otros rara vez (como los módulos).